Meetings ziehen sich häufig wie Kaugummi und blockieren kostbare Arbeitszeit. Dass dies nicht so sein muss und wie sich eine effektive Besprechung gestalten lässt, beschreibt Unternehmensberaterin Yvonne Wolf in einem Fachartikel.
Eine effiziente Besprechung ist für die meisten Manager, Führungskräfte und Mitarbeiter eher ein frommer Wunsch als die Realität. Wie sich durch einfache Regeln die Effizienz von Meetings und Besprechungen deutlich steigern lässt, beschreibt Unternehmensberaterin Yvonne Wolf in einem Artikel im HR-Magazin.
Eine effiziente Besprechung bringt bessere Ergebnisse als viele Sitzungen, wenn diese nicht sorgfältig geplant und diszipliniert durchgeführt werden. Davon ist die Beraterin der I.O. BUSINESS Unternehmensberatung überzeugt. In einem Fachartikel fasst sie zusammen, worauf zu achten ist.
Handlungsbedarf für eine effiziente Besprechung
Eine Besprechung kostet Geld und vor allem Zeit. Dies ist der Grund, warum in vielen Unternehmen daran gearbeitet wird, Besprechungen und Meetings effizient und effektiv zu gestalten. Hierzu gibt es zahlreiche Ansatzpunkte.
Zunächst gilt es zu prüfen, ob eine Besprechung wirklich das Mittel der Wahl zur Klärung der anstehenden Themen ist. Wenn es zum Beispiel in der Besprechung lediglich darum geht, die Teilnehmer zu informieren, so ist die kostengünstigere Variante in Form einer schriftlichen Informationsweitergabe sicherlich einer Besprechung vorzuziehen.
Besprechung effizient gestalten
Sollen jedoch Entscheidungen von größerer Tragweite getroffen werden, ist eine Besprechung oft die beste Möglichkeit, um schnell tragfähige Ergebnisse zu bekommen. In diesem Fall lässt sich die Effizienz der Besprechung deutlich steigern, wenn folgende Punkte Beachtung finden: Eine Besprechung ist dann effizient, wenn sie sowohl zeitlich also auch inhaltlich und in Bezug auf die Teilnehmer gut geplant und strukturiert ist sowie mit einem straff eingehaltenen Zeitplan durchgeführt wird.
Dies setzt voraus, dass die Organisation und Vorbereitung der Besprechung in der Hand eines Verantwortlichen liegt, der den Zeitaufwand für die Besprechung insgesamt kalkuliert und die Tagesordnungspunkte nach ihrer Relevanz zeitlich begrenzt. Gute Vorbereitung heißt auch, nur die Personen einzuladen, die wirklich zentral mit den Themen der Besprechung befasst sind und diese im Vorfeld mit den entscheidungsrelevanten Informationen zu versorgen.
Mehr Zeit für das Tagesgeschäft gewinnen
Eine effiziente Besprechung zeichnet sich zudem dadurch aus, dass die Teilnehmer gut vorbereitet und pünktlich zur Besprechung erscheinen. In der Besprechung sollten alle Anwesenden innerhalb der vorgegebenen Redezeit ihre vorbereiteten Statements zu den zu treffenden Entscheidungen kurz und bündig vortragen. Dies erfordert Disziplin, die notfalls der Moderator durchzusetzen hat.
Nicht zuletzt ist es ein solcher souveräner Moderator, der einen nicht unerheblichen Beitrag zum Erfolg einer Besprechung leistet. Er sorgt dafür, dass das Meeting nicht ein Schauplatz für Selbstdarstellung oder gar sinnloses Absitzen kostbarer Arbeitszeit ist, sondern eine effiziente Besprechung, deren Ergebnisse umso motivierter umgesetzt werden.
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